２年前の新型コロナウィルスの感染拡大によって、テレワークは急速に浸透していきました。
デクシィは徐々にですが、コロナ前からテレワーク環境を整備を開始。そのおかげで、一部の業務はスムーズにテレワークに移行することができました。
とはいっても、もともとは現場主義の会社でした。完全に環境を整えテレワーク導入に踏み切ることができたのは、新型コロナウィルス感染拡大がきっかけであることは間違いありません。
この記事では、現場主義の業務形態がベースのデクシィが自社で取り組んだテレワーク実践の様子をお伝えできればと思います。「うちの会社は現場主義でテレワークはできない」と思っている方、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
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デクシィの業務形態は…
デクシィではシェアオフィス事業・オフィスデザイン事業・不動産仲介事業の３つの事業を展開。シェアオフィスでは店舗、オフィスデザインや不動産仲介は現場があるので、全てをテレワーク化するのは不可能です。だからこそできること、できないことを細分化してテレワークに落とし込むことが必要でした。
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目次
手放して身軽に働く取り組み
まず、これら３つを手放して身軽に働ける環境を整えました。
・デスクトップ
Google Workspaceを導入し、全員ノートPCへ移行しました。メールチェック・社内情報の共有等をクラウドで管理。いつでも、どこでも仕事ができる環境が整いました。設計スタッフの３Dモデルを動かすボリュームのある作業はモニターを利用しながら工夫し、問題なく作業できています。
・固定席
固定席は特別設けていません。フリーアドレススタイルで好きな場所に座れます。
・紙面での情報共有
まだ完全には移行できていませんが、ペーパーレスを推進しています。基本的に共有したいものはデータ化し、クラウド管理。「あの場所に行かないと確認できない」や「あの資料どこだっけ？」を未然に防ぎます。
環境が整い実践していけばいくほど、仕事内容によってテレワークでできること、できないことが浮き彫りになっていきました。
現場主義のデクシィが進められたテレワーク業務
・PCで行うバックオフィス
・問い合わせ・電話対応
・打ち合わせ（社内外）
・資料の作成
・図面の作成
・見積もり・発注作業
・シェアオフィスWeb面談
基本的にPCで行う作業のほとんどがテレワーク可能ということに。打ち合わせや電話対応などもツールをうまく使いこなして場所にとらわれない働き方を実現しています。
やはりどんなツールを導入するかがポイント。今までPCで作業してこなかった部分も積極的にクラウド管理することで業務効率も高まりました。
うまくいかなかったことも もちろんあります。
例えば、複数人の打ち合わせ。特に意思の疎通に違和感を感じました。
「意図したことが伝わっているか不安」や「タイムリーにどのことを言っているのかわからない」といった点です。資料を共有しながらペンツールなどを使ってリアルタイムに意思疎通ができるよう工夫が必要でした。今は、同じ図面を付き合わせて打ち合わせするような感覚で話し合いが進められています。まずはやってみて→改善がやっぱり大事ですね。
店舗の受付業務や、現場立ち会いなど場所に拘束されない仕事以外はテレワーク化が進み、スタッフ全員ツールの使い方にも慣れてきました。テレワーク化が進んだことで、デクシィは今ある浜松の３拠点で、どの拠点にどのスタッフが駐在しても問題なく働くことができる環境が現在整っています。
テレワーク＝在宅勤務ではない
ひとつ勘違いをしていませんでしたか？
テレワーク＝在宅勤務ではないのです。テレワークとは遠隔で働くということ。
テレワークの環境を整えていれば、現場にいながら別件の作業ができたり、移動中に資料をチェックしたり、今いる場所から一番近いオフィスで作業できたりと効率よく作業することが可能。今まで本社に出向かないといけなかった経理や総務といった管理部門との連携もとりやすくなりますよね。
現場主義だからこそ、テレワークは役に立つということを身をもって感じたこの２年。
まだ踏み出せていない方、一時実施していたのに定着しなかった方、もし「現場でなくては仕事できない」という思い込みが可能性を狭めているのだとしたら非常にもったいないと感じます。これは、みんながやっているからテレワークしましょう！ではなく、本当に働き方が変わったと実感しているから。
テレワークを実施することによるメリットを確認し、検討してみてはいかでしょうか。きっと新しい発見があるはずです。
デクシィのオフィス相談は無料です。自社の取り組みやシェアオフィス運営のノウハウをもとに、オフィスだけでなく働き方からサポートさせていただきます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
