オフィス移転は、企業にとって大きな投資です。その成功には、プロジェクトの運営体制が重要。今回、オフィスを新築した株式会社モアソンジャパンのプロジェクトメンバーに、実際にオフィス移転のプロジェクトを進行していく中で、注意しておきたい点から成功した秘密などを伺いました。
お話を聞いた人
角川真祐加さん 管理本部 管理ディビジョン ディビジョンマネージャー
杉山雅人さん 管理本部 管理ディビジョンプロジェクト
立ち上げから約3年で完成
Dexi：最初から順に追っていくと、2018年から構想はあったそうですね。
角川さん：社長から聞いたのは、2019年です。移転も建て替えもどちらも可能性のある状態で、費用を試算していました。2021年春ごろには、建て替えで決まり、6月ごろに3社コンペを行ないました。その結果、ゼネコンはキーストンさんに決定しています。
Dexi：その後、Dexiに声をかけてくれましたよね。
杉山さん：2021年の10月でしたね。
Dexi：6月から10月の間はキーストンさんと、どんな話を？
角川さん：どの階に、どの機能を持っていくのかを話し合っていました。カフェは当初下の階にあったのですが、せっかくだから見晴らしのいい4階にしようとか。プロジェクトチームの中で揉んで、どこの階にどの部屋を配置するかを固めました。
1割の従業員がプロジェクトに参加した結果
Dexi：プロジェクトメンバーの人選は、どうしましたか？オフィスに130人いるうちの1割が参加をしていましたよね。どういう選考がありましたか？
角川さん：これから新しい建物を長く使う、かつ自分たちの建物として必要な意見を言える若い人を中心に集めました。実際使う現場の人たちの意見を大事にしたいからです。
Dexi：これだけ大きいプロジェクトをにもかかわらず、最後の最後で内容の変更が少なかったです。その理由と関係していますか？
角川さん：最初は、会議の内容に合う人たちだけを招集しようと考えていましたが、最低でも各部署1人は参加してもらうようにしました。その効果が大きかったと思います。ミーティングが長時間になり大変なこともありましたが、決定事項と検討事項を共有して進められ、「振り出しに戻る」ことが減りました。
Dexi：そうですね、意見の吸い上げ方がすごいうまかったと思うんですよ。よくあるのは、移転直前に「ここどうなってる。これは変えたい」とかいう不安が出てくるのはあるんです。モアソンさんは、伝達の仕方が、仕組みとしてできあがっていたので、大変だった分、結果的にうまくいったのかもしれません。
Dexiに声をかけた理由
Dexi：着工前にDexiに声かけた経緯を教えてください。
杉山さん：家具工事をキーストンさんの業者でやらなくていいですよと言っていただいて、私達で探してみることにしました。
角川さん：オフィスを建てるのは初めてのことで、いつ、どこに声を掛けたら良いのか全くわかりませんでした。わからないからこそ、早めに準備しておこうと考えました。
杉山さん：金額も想像がつかなかったので、早く出しておきたかったです。
角川さん：部屋に合わせて既製品の机を買って並べればいいという単純な話ではないよね、という話をしていました。逆に、什器の配置によって部屋の形や窓の位置を微調整する必要が出ることもあるだろうと。そういったことへの提案も欲しかったです。
Dexi：躯体（建築物全体を構造的に支える骨組み部分）を変更していいという、自由度の高い依頼でしたよね。
杉山さん：私たちはプロではないので、違う視点が欲しかったです。そのため「これまでお付き合いのある会社さん以外で1社入れたい」と話をしていて、「浜松 オフィス デザイン」で検索してDexiさんを見つけました。施工事例にヤマハさんやNOKIOOさんなど知っている会社があったのも信頼性がありました。
Dexiを選んだ理由
Dexi：着工前でしたので、自由な提案をさせていただきました。最終的に、Dexiを選んだ理由は？
杉山さん：3社よりそれぞれご提案をいただき、プロジェクトメンバーで話し合いました。
角川さん：一緒により良いオフィスを創ると考えた時に、Dexiさんなら、どこにでも使える汎用的な提案ではなく、使う立場に合わせて考えてくれそうという意見がありました。提案書の中にあった「施工業者さんと施主ではなく、密に一つのプロジェクトチームとしてやっていく」という点にとても共感しました。一緒に打ち合わせにも入っていただき、それによってだいぶ変わったところもあります。
杉山さん：Dexiさんは一緒になって空間プロデュースをしてくださって。キーストンさんもそれを受け入れてくれて、いい方向に意見が集約されていきました。
Dexi：一緒にできたことで、統一感のある内装になりましたよね。内装材の選びと、家具の選びを一緒にできたからこそ今の雰囲気になっています。例えば、会議室が青いカーペットに白っぽい家具とか、隣はちょっとイメージ変えてシックな雰囲気とか。こうした全体の空間プロデュースについては、イメージが共有されてる中での提案だったんで弊社もやりやすかったです。
杉山さん：私たちは経験がないので、選択肢が合っているかどうかの答え合わせができません。
角川さん：どの位置にどれくらいあれば良いか、といったことや、内装材選びひとつとっても、見積にあるもの以外の選択肢を素人が考え出すこと自体が困難です。
Dexi：ちょっと金額は上がるけど、「こういうのあるんですよ」って言えるか言えないかって大事だと思っています。
同じ目線でアドバイスしてくれるプロを選ぼう
Dexi：これからオフィスを作っていく人たちに、先輩としてのアドバイスはありますか？
杉山さん：オフィスを使う立場に立ったプロからアドバイスをもらえるというのは、大きいです。自分たちでゼロから考えるのは難しいので、松竹梅でも良いので提案をもらい、違う視点からアドバイスしていただける存在がいると良い方向に進むと思います。私たちでいえば、Dexiさんでした。
角川さん：予算はあると思いますが「ここは譲れない」という部分があると動きやすいです。優先順位が明確だと、コストの調整がしやすいですね。
杉山さん：全部にお金をかけることは難しいので、メリハリが大切だと思います。仕事柄座っている時間が長いので、椅子は良いものにしよう、削るならほかのところで考えようと。
角川さん：そうした想いや意見を吸い上げて丸めておいて、それを実現するために動いてくれそうな業者さんを選ぶと良いと思います。今回Dexiさんは、汎用的な提案ばかりではなく、弊社のために考えてくれたと思うポイントがたくさんありました。そうした、自分たちのことを本気で考えてくださる業者さんを選ぶと良いのではないでしょうか。
Dexi：そう言っていただきありがとうございます。多くの社員さんが今回のプロジェクトに関わったことで、オフィスを自分ごととして考えられたのかと思います。その分、大変なこともあったかと思いますが、モアソンさんらしい、人が集うオフィスになりました。オフィスデザインで困ったことがあれば、いつでもお気軽に相談してください。
